회사 생활에서 보고와 결재 잘 하는 방법

 

 

회사 생활은 보고와 결재가 전부라 해도 과언이 아닐것입니다.

 

보고는 구두나 문서를 통해서 할 수도 있고, e-Mail 또는 SNS(문자, 카카오 등)를 통한 방법도 많이 이용되고 있습니다. 반면에 결재(품의)는 주로 문서를 통해서 확정되고 회사의 자료로 보관됩니다. 보고와 결재는 같은 의미로 사용된다고 보시면 되며, 보고가 결재가 될 수 있고, 결재가 또한 보고의 수단으로 사용되기 때문입니다.

 

회사 생활을 잘하기 위한 가장 기본은 보고를 잘하는 것입니다. 상사의 지시에 대한 내용이건 자신의 의견에 대한 내용이건 관계없이 보고는 일의 시작과 진행 과정 그리고 일의 종결 과정에서 수시로 발생합니다. 보도의 대상은 상사지만 중요한 것은 나의 바로 위 상사에게 하는 것이 기본입니다.

 

 

 1. 보고와 결재(품의)

 

보고는 상사에게 업무의 내용이나 결과를 말이나 서면으로 알리는 것을 말하며, 결재(품의)는 상사에게 의사결정에 관한 논의를 요청하는 것입니다. 따라서 보고와 결재 모두 상사에게 한다는 점에서 공통점을 지니고 있습니다. 다만, 보고는 다양한 방법으로 전달이 가능하지만 결재는 주로 문서를 통해서 이루어집니다. 최근에는 내부망을 통해서 전자 결재를 행하는 회사나 기관도 많이 있습니다.

 

여기에서는 보고와 결재를 상사에게 행하는 점에서 같은 맥락으로 보고 글을 작성할 예정입니다.

 

왜 보고와 결재(품의)가 필요한가?

 

먼저 전형적인 하의상달의 수단입니다.

보고는 회사내 상하 관계에 있어 하나의 커뮤니케이션 기능이라고 볼 수 있습니다. 보고를 통해서 의견을 소통할 수 있고 상하간 정보를 공유하는 기능도 가지고 있습니다.

 

두번째로 의사결정의 수단입니다.

상사의 발의에 의하거나 회의 등을 통해서 일정한 방향이 설정되면 상하간의 의견 수렴이 용이해 지고 회사내 조직원의 참여의식을 제고시켜 주는 기능도 가지고 있습니다.

 

세번째로 책임과 권한의 명확한 구분이 가능합니다.

보고와 결재는 의사결정에 중요한 방법으로 최종 상사의 결재로 실행력이 발생합니다. 보고와 결재는 워낙 다양한 내용으로 진행되기 때문에 의사결정 과정에서의 책임과 권한이 명확하게 구분됩니다. 업무의 내용에 따라 전결권자가 사규로 정해져 있기도 하고 중소기업의 경우 대부분 사장이 전결권을 가고 있는 경우가  대부분입니다. 결재 단계는 담당사원, 대리, 과장, 부장, 이사, 대표 순으로 결재가 이루어지며 회사 조직에 따라 다를 수도 있습니다.

 

 

 

 

2. 보고와 결재 실태 - 문제점

 

우리 회사의 보고와 결재 시스템은 어떠한가?

일의 시작과 종결이 보고와 결재를 통해서 이루어 집니다. 근래에는 문서를 없애고 효율적인 보고체계를 이루기 위하여 내부 전산망을 통해서 진행되는 곳도 많아지고 있습니다. 그래도 대다수의 회사가 전통적인 방법으로 보고와 결재가 진행되고 있습니다.

 

신속한 의가 결정을 위해 전산망을 이용하지만 사안의 중요성에 따라서 기존의 방식을 고수하는 회사도 많습니다. 여기에서는 효율적인 보고와 결재가 이루어 지지 못하는 실태에 대해 몇가지 지적해 봅니다. 보고와 결재에 대한 문제점을 알아보고 혹시 우리 회사도 해당되는 부분이 있다면 개선을 위한 노력을 하실 필요가 있습니다.

 

1) 불명확한 업무 지시

담당자와 상사간의 시행착오가 발생하는 가장 큰 요인중 하나입니다. 상사는 "일단 만들어 봐라, 작성해 오면 수정해 주겠다"라고 업무 지시를 하는 경우가 있습니다. 반면에 담당자는 "우선 만들어서 보여주면 알아서 고쳐주겠지"라는 사고를 전제로 업무에 임합니다.

 

2) 창의적, 도전적 자세 부족

새로운 업무에 대한 기획과 도전 정신이 부족한 경우입니다. 시키는 일은 잘하지만 창의력을 발휘해야 하는 업무에는 빈약한 경우입니다. 상사의 의도를 미리 파악하여 업무에 임하는 것이 상책이라는 내부지향적, 탑지향적 사고 방식도 문제입니다.

 

3) 문서만능의 형식주의 팽배

과거 국내 S 그룹의 일과중 자료작성 업무의 비중이 40%나 된다는 말은 사무실이 문서 생산 공장이 되고 있다는 뜻일 것입니다. 과다한 문서 작업으로 인한 기회손실과 많은 보고서와 품의서를 작성해야 열심히 일하는 것으로 착각하는 사고 방식은 분명 문제가 있습니다.

 

4) 보고서 작성에 과다시간 소요

문서의 건당 매수가 많아지는 원인은 상사의 요구, 충분한 설명 부족, 요약능력 부족, 일했다는 노력 표시 등이 있습니다. 보고서 및 품의서 분량이 많아지면 결재자가 문제의 핵심을 파악하기가 곤란해집니다.

 

5) 단계별 보고 및 결재 체계

과감한 권한위양 미흡으로 "내가 모든 사항을 직접 챙겨야 안심"이라는 생각과 완결에 장시간이 소요되는 문제는 보고와 결재 관리에 비효율적입니다. 특히 타 부서와의 합의가 필요한 경우에 합의부서의 과다로 업무수행에 지장을 초래하는 경우도 있습니다. 결재 단계가 복잡할수록 책임소재가 애매하여 책임회피와 전가의 요인이 되기도 합니다.

 

 

 

3. 보고와 결재 효율화 방안

 

우리 회사의 경우에는 어떠한 상황인지에 대한 정확한 파악이 우선입니다. 물론 기존의 방식을 고수하면서 보고와 결재의 과정이 관리되고 있을것입니다. 다만 과거의 관리에 만족하지 않고 형식에 치우친 관리가 되고 있다면 보다 효율적인 측면에서 검토가 필요합니다.

 

보고와 결재에 대한 효율화 방안으로 보고절차 단순화, 의사결정 신속화, 문서작성 간소화 등이 있습니다.

 

1) 보고절차 단순화

보고와 결재 단계는 담당자부터 사장까지 약 6단계로 회사마다 차이가 있습니다. 물론 업무의 사안에 따라 전결권자가 다르겠지만 상사는 보고원가 즉 업무 Cost에 대한 인식이 필요합니다. 이를 간과하게 되면 부하직원을 공짜로 생각하거나 자기 정당화 및 자기 만족의 수단으로 생각할 수 있습니다. 투입 경비 대비 부가가치가 3~5배 이상 안되는 업무는 시키지 말아야 합니다.

 

꼭 문서로 보고를 해야 하는가? 의사결정 사항이 아닌 단순한 정보 전달과 미묘한 내용의 의사전달은 문서보다 구두 보고가 더 효과적인 경우가 많습니다. 구두 보고가 곤란한 계수부분은 메모를 활용하면 효과적입니다.

 

2) 의사결정 신속화

단순 정보 전달이 아닌 의사결정을 위한 결재의 경우 신속한 의사결정이 중요합니다. 당일결재, 즉시결재, 결재일자 명시 등은 결재지연을 방지하는 하나의 수단입니다. 내부적으로 전결권에 대한 지침을 명확히 하여 활용하는 방법도 불필요한 결재를 최소할 수 있습니다. 특히 결재자 부재시에 차상위자가 대리결재를 하고 결재권자는 후결하는 방법도 있습니다.

 

불필요한 결재를 생략하기 위해서는 정보전달 사항과 의사결정 사항을 구분해야 합니다. 단순 정보전달 사항은 결재가 불필요 하여 구두나 메모로 정보를 전달하면 됩니다. 꼭 문서로 보고하려면 Copy 본으로 열람하거나 회람하는 방법도 있습니다.

 

3) 문서작성 간소화 

조직이 커질수록 구두로 가능한 일도 모두 문서화되는 경향이 심해집니다. 또한 타부서에 업무협조를 요청하게 되면 대부분의 경우 정식공문을 요구합니다. 가능한 형식주의와 권위주의를 탈피해야 합니다. 상위의 단계로 넘어갈수록 책임의 범위가 넓어짐에 따라 문제의 핵심을 파악할 수 있고 신속한 의사결정을 내리는데 도움이 되는 문서가 되어야 합니다. 의미없는 형식적인 도입문을 배제하고 내용의 핵심에 중점을 두고 작성해야 합니다.

 

"1Page는 Best, 2 Page는 Better입니다"

 

작성된 문서의 경우 사소한 내용을 수정하거나 정정 할 경우 여백에 주석을 추가 할 수도 있고, 단순 오타의 경우에는 삭선후 그 위에 수정하는 방법도 좋습니다. 임원이나 사장에게까지 올라가는 서류가 깨끗해야 한다는 발상은 권위주의와 형식주의 소산입니다. 서류는 결재 단계가 많을수록 지저분해지는 것이 정상입니다. 지저분 할수록 다양한 의견이 수렴되어 있고 깨끗한 서류에는 직전 결재권자의 의견만이 담겨 있을 뿐입니다.

 

 

"나는 서류를 싫어하는 사람입니다.

내가 사장이라는 직책을 처음 인계받았을 때도, 주요 임원들을 모아 놓고 내가 얼마나 서류를 싫어 하는지를 이야기 했습니다.

나는 서류 공포증 환자입니다.

나는 또한 그들이 중요하다고 생각하는 서류를 읽느라고 1년 내내 고생하고 있습니다.

앞으로는 1Page Memo 이외의 서류는 일절 안정하지 않을 작정이니 1Page가 넘는 서류는 나한테 보내지 마실길 바랍니다"

 

(UNITED TECHNOLOGY 사의 해리 그레이 회장 - '초우량기업의 조건'중에서)

 

 

 

회사 생활에서 결재와 보고를 잘하는 방법은 단순합니다. 상사의 업무지시에 대한 완벽한 이해와 애매한 경우 다시한번 내용을 확인하는 과정이 중요합니다. 수시로 회사 상사나 선배들의 보고서나 결재 문서를 벤치마킹하는 것도 중요합니다. 회사 업무의 대부분은 반복의 연속이기 때문입니다. 요즘엔 핸드폰을 통한 보고나 결재도 이뤄집니다. 특히 e-Mail은 가장 많이 사용되는 의사소통의 수단입니다. 또한 문자나 SNS를 통한 방법도 신속하고 효율적인 보고 수단입니다.